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La scansione dei codici a barre UDI aiuta l'ospedale VA ad ottenere nuove efficienze

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Miami VA Medical Center è stato in grado di migliorare l'efficienza operativa tenendo traccia in modo semplice e accurato degli impianti e di altri dispositivi medici.

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Poiché i produttori e gli etichettatori di dispositivi medici marcano i loro prodotti con identificatori unici di dispositivi per soddisfare i requisiti della UDI (Unique Device Identification) Rule (UDI) della FDA statunitense, questi identificatori possono anche essere scansionati presso il punto di cura. Gli operatori sanitari possono migliorare la sicurezza dei pazienti e, allo stesso tempo, realizzare efficienze operative attraverso la scansione dei codici a barre UDI, in quanto i prodotti vengono controllati in entrata e uscita dall'inventario e vengono utilizzati nel corso della cura del paziente.

Per i produttori che hanno scelto di utilizzare il sistema di norme GS1, il GS1 Global Trade Item Number (GTIN) è utilizzato come identificativo unico del dispositivo (DI) e gli identificatori di applicazione GS1 (AI) sono utilizzati per rappresentare gli identificatori di produzione (ad esempio, lotto/lotto, numero di serie, data di scadenza e/o data di produzione). Queste informazioni sono codificate in un codice a barre GS1, come un codice a barre lineare GS1-128 o un codice a barre bidimensionale (2D) GS1 DataMatrix e, come tale, è disponibile per la scansione.

Il Veterans Affairs (VA) Medical Center di Miami, Florida, sta dimostrando che i benefici sono significativi. Uno degli ospedali da 170 VA negli Stati Uniti, la struttura di Miami è un centro di cure primarie e mini-traumatologico per quasi 150.000 veterani nel sud della Florida.

Una volta l'ospedale trascorreva innumerevoli ore ogni settimana inserendo manualmente i codici dei prodotti nei sistemi per centinaia di impianti medici e altri prodotti che venivano ricevuti, messi in magazzino e infine utilizzati nelle procedure e nelle cure dei pazienti. Poiché il personale ospedaliero ha notato codici a barre su un numero crescente di dispositivi, sapeva che l'acquisizione dei dati con una semplice scansione poteva essere molto più efficiente e precisa.

Per esempio, l'ospedale esegue molteplici interventi oculistici ogni giorno. I tecnici dell'ospedale hanno scoperto che l'inserimento manuale di un singolo codice dispositivo richiede in media 70 secondi, mentre con uno scanner di codici a barre, gli stessi dati possono essere acquisiti in soli 20 secondi. Nel corso di una settimana, ciò ha comportato un risparmio di tempo potenziale di oltre un'ora per circa 100 procedure. L'accuratezza è inoltre notevolmente migliorata riducendo gli errori umani e le incongruenze inerenti all'inserimento manuale dei dati.

Ora, man mano che i dispositivi medici e gli impianti vengono ricevuti, i tecnici scansionano i codici a barre per acquisire automaticamente le informazioni sul prodotto. I dati vengono poi memorizzati nel Medical Device Management System (MDMS) dell'ospedale chiamato UDITracker, fornito da Champion Healthcare Technologies, un Solution Partner GS1 US Solution Partner. Questo ha permesso loro di migliorare l'efficienza operativa tenendo traccia in modo semplice e accurato degli impianti e di altri dispositivi medici.

Champion ha aiutato l'ospedale a ripulire il suo database di nomi di prodotti imprecisi e numeri di catalogo di produttori non univoci e ad utilizzare identificatori di dispositivi unici e standardizzati (GS1 GTIN), in modo che tutte le informazioni sui prodotti siano allineate e possano essere trovate facilmente. Stanno ora lavorando all'integrazione delle informazioni sull'utilizzo degli impianti nel sistema proprietario di cartelle cliniche elettroniche (EHR) dell'ospedale.

Ridurre le scadenze dei prodotti e accelerare i richiami

Con il suo nuovo sistema, l'ospedale VA di Miami è in grado di cercare i prodotti per data di scadenza, trovare rapidamente i prodotti che sono vicini alla loro data di scadenza, e utilizzarli per la prima volta risparmiando tempo, riducendo gli sprechi e risparmiando denaro rispetto al controllo manuale delle date di scadenza sulle singole confezioni. Infatti, il centro medico stima un risparmio di $5.000 - $10.000 al mese come risultato dell'utilizzo di un inventario che altrimenti sarebbe potuto scadere.

La cosa più importante è che la scansione dei codici a barre ha migliorato la sicurezza del paziente contribuendo ad eliminare gli errori umani. Poiché l'acquisizione di informazioni uniche di identificazione del dispositivo consente di risparmiare tempo di tracciamento, potrebbe essere utilizzato in caso di richiamo. UDITracker include una funzione di richiamo che consente agli utenti di cliccare sull'elemento richiamato. La tecnologia mostra quindi ogni paziente in cui il dispositivo è stato utilizzato e dove sono conservati gli altri dispositivi. A parte il risparmio di tempo che ciò rappresenta, gli aspetti della sicurezza del paziente sono profondi.

La transizione del Miami VA Medical Center alla scansione di codici a barre UDI basata su standard GS1 ha dato lezioni per tutti gli operatori sanitari. In primo luogo, l'implementazione della UDI Rule della FDA UDI degli Stati Uniti aiuta a migliorare la sicurezza del paziente, soprattutto quando gli identificatori unici del dispositivo vengono rilevati completamente nel punto di cura. In secondo luogo, la scansione dei codici a barre va a vantaggio anche degli operatori sanitari, offrendo efficienza operativa e migliorando i loro profitti.