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I vantaggi dei quaderni di laboratorio elettronici per la qualità e la conformità dei laboratori

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L'utilizzo di un ELN per documentare i processi di laboratorio aiuterà la vostra organizzazione a rimanere conforme e a mantenere l'integrità dei dati

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Poiché i laboratori si sforzano di ottenere una qualità superiore, le aziende adottano sempre più spesso i quaderni di laboratorio elettronici (ELN) per registrare e accedere ai dati di laboratorio. Rispetto ai quaderni cartacei, questi sistemi sono in grado di soddisfare in modo più efficiente i requisiti di volume, complessità, accessibilità e sicurezza necessari per il successo delle operazioni di laboratorio.

Questo articolo esplora i vantaggi dell'uso di un ELN nel vostro laboratorio e discute come questo strumento possa aiutarvi a mantenere la qualità e la conformità.

Organizzazione e trasparenza

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un ELN è la possibilità di organizzare i dati in un'unica fonte. Un sistema di gestione dei dati centralizzato e strutturato come un ELN non solo contribuisce all'organizzazione, ma favorisce anche la trasparenza tra i professionisti del laboratorio e consente la tracciabilità e la riproducibilità dei dati.

Gli ELN forniscono un registro permanente delle attività del laboratorio e sono dotati di un motore di ricerca integrato che facilita l'accesso alle informazioni necessarie da parte del personale e dei responsabili del laboratorio. Se un membro del laboratorio sta cercando un esperimento eseguito sei anni fa, non c'è bisogno di cercare pagina per pagina tra protocolli, note o risultati scritti a mano; una rapida ricerca gli fornirà tutte le informazioni necessarie.

La registrazione di tutte le informazioni sperimentali di routine in un ELN evita la perdita di dati, gli errori di trascrizione e i record archiviati in modo disordinato. I sistemi ELN risolvono anche il problema della scarsa grafia e degli appunti poco chiari, che possono causare problemi a lungo termine. Inoltre, utilizzando un ELN, le organizzazioni possono eliminare l'uso non necessario di carta, il che è sempre positivo per l'ambiente.

Condivisione dei dati

Un altro vantaggio dell'uso di un ELN è la sua capacità di supportare la collaborazione tra i membri del laboratorio. Con un ELN, tutti possono accedere contemporaneamente alle informazioni rilevanti senza preoccuparsi di versioni contrastanti dei documenti.

Inoltre, i ricercatori possono accedere ai loro documenti da remoto, consentendo la collaborazione tra soggetti geograficamente distanti. Ciò è vantaggioso per le aziende che cercano di adottare modelli di lavoro flessibili e solleva i ricercatori dalle sfide che sorgono quando l'accesso fisico alle strutture è limitato, come si è visto durante la pandemia COVID-19. L'implementazione di una piattaforma ELN riduce anche la necessità di trasportare i quaderni di laboratorio fisici da una sede all'altra, riducendo il rischio di contaminazione incrociata e di perdita di dati.

Inoltre, i membri del laboratorio possono condividere i documenti in modo sicuro tramite e-mail o piattaforme di condivisione di file come Dropbox o Google Drive. Grazie a una migliore accessibilità dei dati, gli scienziati di diversi reparti e sedi internazionali possono collaborare con la stessa facilità di un singolo team.

Risparmio di tempo e costi

Le aziende che implementano gli ELN possono risparmiare tempo e denaro eliminando la necessità di stampare più copie di documenti e di compilare manualmente i moduli.

Un'indagine condotta tra gli utenti di ELN ha messo a confronto il tempo necessario per svolgere le attività prima e dopo l'implementazione di ELN nei loro laboratori. L'indagine ha dimostrato che, in media, gli scienziati hanno risparmiato nove ore alla settimana utilizzando un ELN. Per alcuni il risparmio di tempo è stato di 17 ore alla settimana. La maggior parte dei ricercatori ha riferito che l'uso di un ELN ha ridotto il tempo investito nella preparazione delle riunioni e nella scrittura delle e-mail.

Automazione del flusso di lavoro

Gli ELN offrono funzionalità di automazione del flusso di lavoro che facilitano la gestione delle attività da parte dei team. Ad esempio, alcune piattaforme ELN si collegano a sistemi preesistenti e ad applicazioni di terze parti come HubSpot, Google Sheets e Shopify per unificare i dati di laboratorio in un unico luogo. Gli utenti possono anche sfruttare protocolli precompilati o modelli di procedure operative standard e impostare regole di automazione per preparare rapidamente i loro progetti.

Alcuni ELN dispongono di un sistema di tracciamento dell'inventario che consente di gestire l'inventario del laboratorio all'interno dello stesso software che memorizza i dati. I laboratori possono utilizzare questa funzione per tenere traccia dei materiali utilizzati nei processi produttivi e automatizzare le attività relative al controllo delle scorte, come l'elaborazione degli ordini e la spedizione. Ciò significa maggiore efficienza, riduzione dei costi e miglioramento del servizio clienti.

Sicurezza e conformità dei dati

I sistemi ELN offrono una sicurezza senza pari rispetto ai quaderni cartacei. Mentre i tradizionali quaderni cartacei possono essere smarriti o rubati, i sistemi ELN dispongono di metodi di backup che impediscono la perdita delle informazioni. Ad esempio, l'archiviazione su cloud consente di eseguire frequenti backup automatici. Inoltre, gli ELN offrono diversi modi per esportare i dati, consentendo ai responsabili di laboratorio di mantenere una copia aggiornata di tutte le informazioni presenti sul proprio ELN.

Di solito, tutte le informazioni trasferite ed elaborate dagli ELN sono criptate. Inoltre, il rilevamento della forza bruta della password sugli account di hosting e l'autenticazione a più fattori proteggono i dati dell'ELN.

Nella maggior parte degli ELN commerciali, i diritti e i ruoli degli utenti limitano l'accesso alla visualizzazione e alla modifica solo ai membri del laboratorio interessati. È possibile controllare la specificità delle informazioni e le modalità di accesso, condivisione ed esportazione, impedendo l'accesso non autorizzato ai dati sensibili.

Le funzioni di conformità, come gli audit trail, consentono agli utenti di tenere facilmente traccia delle modifiche apportate nel tempo e di chi le ha effettuate. Queste funzioni migliorano la sicurezza e soddisfano le normative del settore, come l'Health Insurance Portability and Accountability Act o il General Data Protection Regulation. Molti sistemi ELN offrono anche la conformità alla FDA 21 CFR Part 11.

Gli ELN migliorano la produttività senza sacrificare la sicurezza

I casi d'uso degli ELN nei vari settori sono diversi, ma universalmente vantaggiosi per la loro capacità di far risparmiare tempo e aumentare l'accuratezza delle informazioni acquisite. Utilizzando una soluzione ELN al posto dei quaderni di laboratorio cartacei o dei sistemi di archiviazione manuale, le organizzazioni possono migliorare la loro produttività senza sacrificare la sicurezza o compromettere l'integrità dei dati.

Dalle funzioni integrate che ottimizzano la ricerca ai modelli personalizzati per le esigenze di ogni struttura, gli ELN consentono ai laboratori di mantenere i loro flussi di lavoro senza intoppi, seguendo le migliori pratiche di ricerca. Grazie a queste funzioni, le organizzazioni possono mantenere un'elevata efficienza operativa e i responsabili dei laboratori possono garantire che tutti i processi siano conformi alle normative vigenti.