{{{sourceTextContent.title}}}

Passi fondamentali per un'implementazione di successo delle cartelle cliniche elettroniche

{{{sourceTextContent.subTitle}}}

La strada verso il benessere inizia con una cartella clinica

{{{sourceTextContent.description}}}

Le cartelle cliniche elettroniche (EMR) svolgono un ruolo fondamentale nell'assistenza sanitaria odierna. Vengono utilizzate per tutto, dalla diagnosi dei pazienti al pagamento dei servizi. Per questo l'implementazione dell'EMR è fondamentale per gli obiettivi e il successo a breve e lungo termine del gruppo medico.

Capire i sistemi EMR e il loro ruolo
Che cos'è l'implementazione dell'EMR?
I vantaggi dell'implementazione dell'EMR
Come affrontare le sfide dell'implementazione dell'EMR
Otto passi per un'implementazione EMR di successo

Comprendere i sistemi EMR e il loro ruolo
Una cartella clinica elettronica (EMR) rappresenta la controparte digitale della cartella clinica di un singolo paziente. I sistemi EMR sono progettati per gestire in modo efficiente queste cartelle, migliorando il modo in cui gli operatori sanitari archiviano, accedono e scambiano le informazioni sui pazienti.

Questi sistemi sono comunemente utilizzati in vari modi nel settore sanitario, come ad esempio:

Documentazione semplificata: Gli EMR consentono agli operatori sanitari di documentare gli incontri con i pazienti in modo rapido e accurato, riducendo il tempo dedicato alle pratiche burocratiche e permettendo di concentrarsi maggiormente sulla cura del paziente.
Maggiore accessibilità: Gli operatori sanitari autorizzati possono accedere facilmente alla storia clinica del paziente, compresi i farmaci, le allergie, i risultati di laboratorio e gli studi di imaging, da qualsiasi luogo dotato della tecnologia appropriata, facilitando così decisioni cliniche più informate.
Migliore coordinamento delle cure: I sistemi EMR facilitano la comunicazione tra i vari operatori sanitari coinvolti nella cura del paziente. Questa interconnessione aiuta a coordinare i piani di trattamento, a tenere traccia dei rinvii e a monitorare i progressi, portando a un'assistenza più coesa.
Analisi dei dati e reportistica: Molte piattaforme EMR sono dotate di strumenti analitici che aiutano le strutture sanitarie a monitorare i risultati, a gestire le popolazioni e a identificare le tendenze nella salute dei pazienti, che possono in ultima analisi informare le iniziative di miglioramento della qualità.
Coinvolgimento del paziente: Alcuni sistemi EMR consentono ai pazienti di accedere alle proprie cartelle cliniche attraverso portali per i pazienti, consentendo loro di assumere un ruolo attivo nell'assistenza sanitaria, visualizzando i risultati dei test, programmando appuntamenti e comunicando con i propri fornitori.

Che cos'è l'implementazione dell'EMR?
L'implementazione dell'EMR è l'introduzione di un sistema (o più sistemi) EMR in un gruppo medico. Può comportare la digitalizzazione dei registri cartacei scritti a mano del gruppo, il passaggio a un nuovo software EMR o una combinazione di entrambi.

I vantaggi dell'implementazione dell'EMR
Il settore sanitario è alla costante ricerca di modi per fornire ai pazienti un'assistenza di alta qualità. Ecco alcuni modi in cui i sistemi EMR apportano benefici alla vostra organizzazione.

Risparmio di spazio: In passato, gli studi medici e le cliniche conservavano, gestivano e recuperavano le cartelle cliniche cartacee dei pazienti. Questo tipo di archiviazione occupava spazio prezioso. Poiché i sistemi EMR conservano tutte le cartelle cliniche in un unico luogo, liberano spazio per una maggiore assistenza ai pazienti.
Ottimizzano i flussi di lavoro: Programmare gli appuntamenti, recuperare le cartelle cliniche e registrare i pazienti sono attività di routine che richiedono molto tempo. I sistemi EMR riducono questi carichi di lavoro, permettendo al personale di concentrarsi sull'assistenza ai clienti e ai pazienti.
Riducono gli errori: Errori di ortografia del nome del paziente, farmaci sbagliati e altri errori di questo tipo rallentano l'assistenza al paziente o, in alcuni casi, sono disastrosi. I sistemi EMR riducono gli errori segnalandoli. Possono anche segnalare altri problemi, come conflitti tra farmaci e trattamenti duplicati.
Maggiore accessibilità: Normalmente, le cartelle cliniche cartacee venivano visualizzate e aggiornate da un solo operatore. Farla visionare a più persone potrebbe essere noioso, in quanto comporta la creazione di copie, l'invio per posta, la riconciliazione degli aggiornamenti da parte di ciascuno, ecc. D'altro canto, gli EMR possono essere consultati da più operatori contemporaneamente e in tempo reale attraverso i computer medici. Possono farlo anche a distanza, ad esempio in una stanza o in un paese diverso. Le équipe mediche possono quindi lavorare dalla stessa pagina in procedure complicate come i trapianti di organi.

Come superare le sfide dell'implementazione dell'EMR
I vantaggi dei sistemi EMR sono numerosi. Il rovescio della medaglia è che i sistemi EMR sono necessariamente complessi per offrire tale diversità. Ecco alcune insidie da considerare quando si implementa l'EMR nel proprio gruppo medico.

Interruzione del flusso di lavoro: Si assisterà a un rallentamento dei processi e delle procedure regolari mentre il personale lavora con il nuovo sistema.
Interoperabilità limitata / migrazione dei dati: I dispositivi e le apparecchiature mediche più vecchie potrebbero non essere in grado di comunicare con l'EMR. Oppure l'IT sanitario potrebbe avere problemi nel far corrispondere i record ai campi del nuovo sistema.
Resistenza del personale: I dipendenti potrebbero continuare a lavorare con il vecchio sistema, rifiutandosi di imparare quello nuovo.
Formazione inadeguata o lunga: I dipendenti che imparano il nuovo sistema lo trovano confuso e chiedono continuamente aiuto o domande.
Costi elevati: L'implementazione dell'EMR è costosa, dal costo del software e dell'hardware alla formazione e all'assistenza.

Otto passi per un'implementazione EMR di successo
Voi e il vostro gruppo medico avete deciso che il nuovo sistema vale la pena. Qual è il modo migliore per implementarlo con il minor numero di problemi?

L'implementazione dell'EMR richiede una pianificazione, una collaborazione e un coordinamento significativi. Il vostro piano di implementazione dovrebbe includere le seguenti fasi principali e le migliori pratiche:

Fase 1. Pianificare una tabella di marcia per l'implementazione dell'EMR
Creare una lista di controllo di tutti i compiti necessari. Ad esempio:

Chi sono le parti interessate?
Qual è il budget?
Quali sono le caratteristiche esatte che vorrete nel sistema EMR?

Un compito che dovrete assolutamente annotare è il modo in cui vi rivolgerete a ciascuno di loro. Esistono due approcci:

L'approccio modulare suddivide i compiti in sottocompiti più piccoli e più semplici. Il completamento è affidato a persone e team diversi.
L'approccio graduale prevede il completamento di ogni compito prima di passare al successivo.

Fase 2. Definire il budget
Il vostro gruppo sanitario molto probabilmente fornirà i fondi per l'implementazione dell'EMR. Nello stanziare i fondi per i vari compiti, come i computer medici e la formazione, tenete presente l'obiettivo di migliorare la qualità dei servizi sanitari riducendo i costi.

Fattori da considerare nei costi di implementazione dell'EMR:

Sistemi software EMR (base e mensili)
Hardware del computer
Formazione e sviluppo
Integrazione e test
Assistenza tecnica

Recentemente, molti gruppi medici hanno preso in considerazione l'intelligenza artificiale per i loro EMR. Se siete uno di questi gruppi, fate una ricerca sui computer con intelligenza artificiale per assicurarvi che i costi più elevati contribuiscano a raggiungere i vostri obiettivi.

Fase 3. Nominare forti leader di progetto
Avrete bisogno di un team che garantisca che ogni processo e compito del piano venga svolto nei tempi e nei limiti del budget. I membri tipici del team sono:

Project management /practice manager - gestisce l'implementazione dell'EMR, compresi i test successivi al rollout.
Analista dell'applicazione - responsabile della migrazione e della pulizia dei dati dell'EMR.
Sviluppatore di applicazioni: personalizza il sistema EMR.
Ingegnere addetto ai test QA - responsabile dei test e delle prestazioni del sistema EMR.
Difensore del medico - fornisce il punto di vista del fornitore sulla formazione, sui dati e sui test del software.
Difensore dell'infermiere - fornisce il punto di vista dell'infermiere sulla formazione, sui dati e sui test del software.
Difensore della fatturazione - rappresenta il punto di vista del reparto di contabilità e fatturazione sul software.

Fase 4. Selezionare il software EMR giusto
Gli EMR sono programmi complessi con molteplici funzionalità e caratteristiche. La scelta della giusta cartella clinica elettronica è uno dei compiti più impegnativi dell'implementazione dell'EMR.

Le fasi seguenti possono aiutare a restringere la scelta.

1. Quali sono le vostre priorità con l'EMR?

Controllo dei costi
Facilità d'uso
Hosting basato su cloud
Implementazione e formazione
Integrazione con i sistemi attuali
Servizio clienti
Certificazione EMR da parte dell'Ufficio del coordinatore nazionale per le tecnologie dell'informazione sanitaria

2. Contattare i fornitori di EMR. Chiedete le richieste di informazioni (RFI) e le richieste di proposte (RFP) a ciascuno di essi. Non considerare quelli che non sono conformi alla normativa HIPAA.
3. Chiedete al vostro team di valutare le RFI e le RFP. Quanto corrispondono alle vostre priorità?
4. Create una lista ristretta dei tre o quattro fornitori migliori.
5. Portate i fornitori a dimostrare i loro sistemi. Fate domande. Ad esempio, un monitor di livello medico ottimale funziona con l'EMR?
6. Infine, scegliete il vostro fornitore.

Fase 5. Preparazione dell'infrastruttura tecnologica
In questa fase, il team prepara le reti del gruppo per garantire che l'infrastruttura sia pronta per il nuovo sistema. Ad esempio, bisogna assicurarsi che la larghezza di banda e la potenza di elaborazione siano sufficienti per lavorare efficacemente con il software.

Fase 6. Test e risoluzione dei problemi del sistema
Questa fase riguarda il trasferimento dei dati del vecchio sistema a quello nuovo. Punti su cui riflettere:

Cosa deve essere trasferito? Quali campi?
Convertire i documenti cartacei in elettronici.
Pulire e verificare i dati.
Configurare il database dell'EMR.
Migrare i dati nel nuovo sistema.
Testare e verificare che tutti i dati e le cartelle cliniche vecchie e nuove siano inserite correttamente.

Va da sé che è necessario disporre di una strategia di backup nel caso in cui si verifichino problemi con il nuovo sistema EMR.

Fase 7. Formazione degli utenti
Questa fase deve essere avviata il prima possibile, in quanto la formazione garantisce che gli utenti si inseriscano nel nuovo sistema al momento dell'avvio, riducendo così al minimo le interruzioni del lavoro.

Di solito sono disponibili due metodi di formazione:

La formazione autogestita: i membri del personale leggono le guide per l'utente e guardano i video didattici.
La formazione in loco prevede l'intervento di un istruttore che si reca sul posto di lavoro per insegnare agli utenti.

Passo 8. Miglioramenti continui
In quest'ultima fase, voi e il vostro team dovrete valutare il software e assicurarvi che raggiunga i vostri obiettivi. I punti su cui riflettere dovrebbero includere:

Il nuovo sistema è redditizio, sia a breve che a lungo termine?
I tassi di errore dei dati sono accettabili?
Cosa pensano i nostri pazienti del nuovo sistema?
Cosa pensano i nostri fornitori del nuovo sistema?

Rendere l'implementazione dell'EMR un gioco da ragazzi con i computer Cybernet
Le cartelle cliniche elettroniche sono essenziali per l'assistenza sanitaria odierna e vengono utilizzate per qualsiasi cosa, dalla semplificazione del flusso di lavoro, come la riduzione degli errori, alla tempestiva compilazione delle prescrizioni. L'implementazione dei sistemi EMR, chiamata implementazione EMR, è un processo lungo e complesso a causa della portata e delle funzioni coinvolte. I gruppi medici possono ridurre al minimo i problemi di implementazione grazie a una tabella di marcia ben definita, a un team di implementazione competente e a una pianificazione meticolosa, passo dopo passo.

Contattate un professionista del team Cybernet se state cercando di implementare un sistema EMR nella vostra organizzazione medica. I principali gruppi sanitari utilizzano i loro sistemi sui nostri PC, tablet e box PC di livello medico, trovandoli robusti, affidabili e convenienti per le loro esigenze di cartelle cliniche.