IN CHE MODO I FAX OSTACOLANO EMR (E COME RISOLVERLO)

Perché i fax devono seguire la strada del Walkman.

Vuoi vedere se il viaggio nel tempo è reale? Basta entrare in uno studio medico o in un ospedale e chiedere di usare il loro fax.

Il fax è stato inventato all'inizio degli anni '60 con il suo periodo di massimo splendore alla fine degli anni '80. Oggi, quasi il 90% delle organizzazioni sanitarie utilizza i fax con una stima del 75% solo per scopi di comunicazione. Ci sono quattro ragioni per cui è tempo che questa reliquia svanisca come il Walkman, i nastri VHS e il marsupio.

Spreco di tempo e denaro

L'utilizzo di telefonate, fax, ecc. per elaborare informazioni mediche costa all'industria sanitaria più di 9 miliardi di dollari all'anno. Questo è da $ 6 a $ 11 in più per informazione rispetto a un EMR come Epic. La società di servizi professionali PricewaterhouseCoopers (PwC) fissa il costo del lavoro per i soli medici a $ 20 per ogni pezzo di carta.

Anche i fax costano tempo. Il personale sanitario deve dedicare il proprio orario di lavoro limitato al recupero fisico, all'integrazione (ad esempio, all'immissione o all'immissione di dati) e alla distruzione di tutti i documenti riservati secondo le regole HIPAA. I fornitori che compilano e inviano via fax tali moduli possono richiedere in media 8 minuti per pezzo, con alcuni che richiedono fino a 30 minuti. Tutti questi scheggiano il tempo speso meglio per la cura del paziente.

Anche il personale di supporto come l'IT sanitario è interessato. Le apparecchiature fax, dalle macchine nuove a quelle legacy, devono essere mantenute. Questo costa tempo e denaro per i tecnici che sarebbero meglio utilizzati in compiti più importanti come proteggere la rete ospedaliera o acquistare i tablet medici necessari per la terapia intensiva.

Gli inceppamenti della carta possono costare vite e denaro

Pagine mancanti o inceppate, segnali di occupato e stampe sfocate sono problemi ben noti con i fax. Normalmente sono solo un fastidio per il consumatore medio o per l'azienda. Per i gruppi medici e gli ospedali, i problemi con il fax possono essere una questione di vita o di morte. Come illustra vividamente il CEO di CareAlign Subha Airan-Javia: “Proprio la scorsa settimana abbiamo ricevuto via fax le cartelle cliniche di un paziente che formava una pila di due pollici di spessore. Ed è arrivato in due o tre fax diversi, perché la carta era finita a metà, ed era tutto disorganizzato e mancavano i fogli. Era un pasticcio.

"Ed eccomi lì, a cercare di mettere insieme tutte queste informazioni, era come smistare un anno di informazioni sulla carta di credito per 20 carte diverse, e aspettarsi di saldare immediatamente il libretto degli assegni e sapere quanti soldi hai in ogni conto, proprio adesso. È quasi impossibile".

Anche le marmellate sono costose. Il PwC prevede che l'organizzazione sanitaria media spenda un minimo di $ 200 per ogni singolo record mancante, non importa $ 120 per copia cartacea in termini di costo del lavoro.

Sicurezza informatica su carta

Infine, i fax non sono coperti dalle regole HIPAA sulla crittografia dei dati. Questo perché le informazioni da inviare via fax non erano digitali nella sua forma cartacea originale.

Le stampe dei fax con le informazioni sui pazienti, tuttavia, sono coperte dalle regole HIPAA. Le organizzazioni sanitarie sono responsabili se la stampa non viene tempestivamente ritirata da personale autorizzato, lasciata sola, smarrita o, peggio, prelevata da personale non autorizzato. I tribunali hanno stabilito che i gruppi sono ancora responsabili se le informazioni vengono inviate via fax al numero sbagliato.

Anche i fax sono vulnerabili agli attacchi informatici.

Le soluzioni stanno arrivando. Lentamente.

L'amministrazione Obama nel 2009 ha fornito fondi alle organizzazioni sanitarie private per passare agli EMR. Non richiedeva che questi sistemi fossero in grado di comunicare tra loro, ovvero l'interoperabilità. Uno studio pubblicato nel 2013 ha mostrato che solo il 41% degli ospedali negli Stati Uniti è stato in grado di scambiare le cartelle cliniche dei pazienti con altri sistemi. Per far fronte a questa mancanza di interoperabilità è stato necessario utilizzare fax, telefonate e persino posta fisica.

Il governo, rendendosi conto del proprio errore, incoraggia l'interoperabilità tra i gruppi sanitari. Seema Verma, amministratore dei Centers for Medicare e Medicaid Services nel 2018, ha affermato: "Se posso sfidare gli sviluppatori in una missione, è aiutare a rendere gli studi medici una zona senza fax entro il 2020".

Anche il settore privato è andato avanti. Vari gruppi sanitari hanno sviluppato scambi di informazioni sanitarie (HIE) per condividere le informazioni sui pazienti senza violare le regole riservate dell'HIPAA. Sfortunatamente, gli HIE sono limitati a selezionare posizioni geografiche come all'interno degli stati.

Pensieri di chiusura

I fax negli studi medici sono un ritorno al passato. Gli EMR risolvono efficacemente le loro grandi carenze come costi, inceppamenti della carta e mancanza di sicurezza informatica. Contatta un esperto di Cybernet se stai cercando di passare dal fax ai sistemi moderni.