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PASSI CHIAVE PER UN'IMPLEMENTAZIONE DI SUCCESSO DELLE CARTELLE CLINICHE ELETTRONICHE

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Implementare efficacemente i sistemi EMR con un'interruzione minima

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I sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EMR) gestiscono tutto, dalla documentazione dei dati dei pazienti alla programmazione degli appuntamenti, dalla compilazione delle prescrizioni alla verifica dell'assicurazione. A differenza dei vecchi sistemi e delle loro cartelle e file cartacei, è possibile fare tutto questo e altro ancora su un computer o un tablet di livello medico.

Il post di oggi illustra i vantaggi dell'implementazione di un sistema EMR in tutto il vostro gruppo o organizzazione medica. Forniamo le fasi dell'implementazione dell'EMR per guidarvi in quanto segue:

Selezione e preparazione del software EMR
Garantire la conformità alle normative sulla privacy e sulla sicurezza
Formazione del team di assistenza dell'organizzazione
Risoluzione dei problemi che possono sorgere

Che cos'è l'implementazione della cartella clinica elettronica?
Una cartella clinica elettronica (EMR) è una versione digitale della cartella clinica cartacea del paziente. Il primo sistema EMR è stato introdotto nel 1972 e da allora i sistemi successivi hanno rivoluzionato in modo significativo l'assistenza sanitaria attraverso i mezzi digitali.

L'implementazione dell'EMR si riferisce al processo di transizione di uno studio medico o di un gruppo da un sistema di cartelle cliniche cartacee a un sistema basato su software. Questa transizione può anche comportare il passaggio da un software esistente a uno nuovo.

Le organizzazioni sanitarie implementano le cartelle cliniche elettroniche per fornire un moderno standard di assistenza ai pazienti.

Casi d'uso della cartella clinica elettronica
I cinque principali casi d'uso dell'EMR riguardano:

Cartelle cliniche: I fornitori e il personale medico possono accedere facilmente alla storia clinica completa di un paziente in qualsiasi computer medico collegato. Gli aggiornamenti possono essere effettuati e visualizzati in tempo reale.
Monitoraggio remoto dei pazienti e assistenza sanitaria: Gli operatori possono ricevere aggiornamenti in tempo reale sulle condizioni di un paziente, sia che si trovi a casa, in una struttura di assistenza o in un altro luogo remoto.
Connettività con i laboratori medici: Un EMR può recuperare immediatamente gli ultimi esami del sangue, le radiografie e i referti patologici di un paziente per una revisione.
Prescrizioni mediche: I farmaci possono essere inviati alla farmacia principale del paziente con la semplice pressione di un tasto.
Moduli di fatturazione: Tutte le transazioni fatturabili sono in un'unica posizione per i reparti contabili e finanziari, che possono esaminarle e addebitarle in modo appropriato.

Vantaggi dell'implementazione dell'EMR
Questi casi d'uso accennano ai vantaggi dei sistemi EMR, che ruotano attorno a una maggiore qualità delle cure, a un miglioramento dei risultati e della sicurezza dei pazienti e a una migliore comunicazione tra pazienti e fornitori.

Questi vantaggi includono:

Risparmio di spazio: I sistemi EMR consentono di risparmiare spazio e di ridurre i costi operativi grazie alla conservazione dei documenti in un unico luogo. Gli studi medici e le cliniche non avranno bisogno di archiviare, gestire e recuperare i documenti cartacei, che possono essere sparsi in tutta la struttura medica.
Flussi di lavoro ottimizzati: Un sistema EMR riduce il lavoro inutile o ridondante, tenendo traccia dei pazienti e dei loro visitatori. In questo modo si libera tempo prezioso per il personale, che può concentrarsi su altri compiti più importanti, come la cura dei pazienti.
Riduzione degli errori: Gli EMR aiutano a ridurre gli errori di documentazione, come ad esempio l'errore di battitura del nome del paziente o dei farmaci. Possono anche avvisare i fornitori se le terapie sono in conflitto tra loro o prevenire la ripetizione di esami, facendo sapere al fornitore se un determinato esame è già stato ordinato. Tutte queste misure migliorano l'assistenza ai pazienti.
Maggiore accessibilità: Più fornitori possono visualizzare simultaneamente l'EMR di un paziente, purché abbiano l'autorizzazione. Ciò consente alle équipe mediche di lavorare sulla stessa pagina in caso di procedure complicate come i trapianti di organi.

Quanto tempo richiede l'implementazione dell'EMR?
Numerosi fattori e variabili influenzano la durata dell'implementazione di un sistema di cartella clinica elettronica (EMR).

Un'organizzazione sanitaria di medie e grandi dimensioni può implementare un nuovo sistema di cartella clinica elettronica entro un anno. Se si aggiorna il sistema attuale, questa cifra può ridursi a sei-nove mesi.

Un medico singolo o un piccolo gruppo medico può implementare il proprio sistema EMR in sei-nove mesi. Alcuni possono essere in grado di farlo in poche settimane. Anche in questo caso, dipende dai fattori e dalle variabili in gioco.

Otto passi per un'implementazione EMR di successo
L'implementazione di un sistema EMR di cartelle cliniche elettroniche richiede una pianificazione, una collaborazione e un coordinamento significativi. Voi e il vostro team IT sanitario dovrete assicurarvi che il piano di implementazione sia il più completo possibile. Se fatto bene, un nuovo sistema EMR può aumentare significativamente la qualità dell'assistenza ai pazienti, mantenendo i costi invariati o addirittura riducendoli.

Di seguito riportiamo le otto best practice e i passi da compiere per guidare la vostra organizzazione verso un'implementazione EMR di successo.

1. Pianificare una tabella di marcia per l'implementazione dell'EMR
Il primo passo consiste nel creare una lista di controllo di tutte le attività necessarie, compresa la definizione:
Chi sono le parti interessate?
Qual è il budget?
Quali sono le caratteristiche esatte che desiderate nel sistema EMR?

Queste e molte altre sono solo alcune delle domande da porsi mentre voi e l'IT sanitario preparate la lista di controllo.

Un ottimo punto di partenza per la vostra tabella di marcia è decidere se l'implementazione dell'EMR avverrà in modo modulare o graduale:

L'approccio modulare suddivide le attività in sottoattività più piccole e semplici che vengono svolte in modo indipendente da persone e team diversi.
Passo dopo passo, ogni compito viene completato completamente prima di passare al successivo.

Dopo aver deciso il vostro approccio, seguite questi passi per implementare con successo un sistema di cartelle cliniche elettroniche.

2. Definire il budget
Nel definire il budget per il sistema EMR, puntate a migliorare la qualità dei servizi sanitari e a ridurre i costi. Molte organizzazioni sanitarie hanno speso troppo durante l'implementazione di un sistema EMR, senza ottenere alcun ritorno sull'investimento, quindi è fondamentale prendere decisioni finanziarie sagge.

L'Healthcare Financial Management Association ha sviluppato un piano esemplificativo per il budget dell'implementazione dell'EMR. Le voci più importanti sono:

Spese per le risorse umane (formazione e consulenza)
Forniture (aggiornamenti del sistema)
Costi amministrativi (spese di formazione)

Il budget sarà determinato principalmente dalle dimensioni dell'organizzazione e dal software EMR scelto.

3. Nominare leader di progetto forti
L'implementazione dell'EMR è complessa e di vasta portata. Avrete bisogno di un team che garantisca che ogni processo e compito venga svolto nei tempi previsti e nel rispetto del budget.

I membri tipici che compongono questo team sono:

Project management /practice manager - gestisce l'implementazione dell'EMR, compresi i test successivi al rollout
Analista dell'applicazione - responsabile della migrazione e della pulizia dei dati dell'EMR
Sviluppatore di applicazioni: personalizza il sistema EMR
Ingegnere addetto ai test QA - responsabile dei test e delle prestazioni del sistema EMR
Sostenitore del medico - fornisce il punto di vista del fornitore sulla formazione, sui dati e sui test del software
Difensore dell'infermiere - fornisce il punto di vista dell'infermiere sulla formazione, sui dati e sui test del software
Difensore della fatturazione - rappresenta il punto di vista del reparto di fatturazione sul software

Tutti i membri devono lavorare a stretto contatto per garantire che il software EMR funzioni come previsto.

4. Selezionare il software EMR giusto
La scelta della giusta cartella clinica elettronica è uno dei passi più impegnativi che voi e il vostro team di implementazione dovrete compiere. Le EMR sono programmi complessi con molteplici funzionalità e caratteristiche. Non è possibile provarne uno dopo l'altro, come quando si acquista un'auto nuova.

Per restringere la scelta, procedete come segue:

Chiarire le priorità del sistema EMR:
Controllo dei costi
Facilità d'uso
Hosting basato su cloud
Implementazione e formazione
Integrazione con i sistemi attuali
Servizio clienti
Ottenere una certificazione EMR dall'Office of the National Coordinator for Health Information Technology.

Ottenere richieste di informazioni (RFI) e richieste di proposte (RFP) dai fornitori di EMR. Il loro sistema deve essere conforme all'HIPAA. In caso contrario, ignorare immediatamente le loro RFI e RFP.
Chiedete al vostro team di valutare le RFI e le RFP. Quanto corrispondono ai vostri obiettivi?
Create una lista ristretta dei tre o quattro fornitori migliori.
Portate i fornitori a dimostrare i loro sistemi. Fate domande. Ad esempio, un monitor di livello medico ottimale funziona con l'EMR?
Infine, scegliete il vostro fornitore.

5. Preparare l'infrastruttura tecnologica
In questa fase, il team preparerà i vari componenti delle reti del vostro studio medico o gruppo sanitario a gestire il sistema EMR.

La potenza di elaborazione è sufficiente per lavorare efficacemente con il software? la "potenza di elaborazione", in questo caso, può andare dalle linee dati alla connettività wireless e allo spazio di archiviazione per i sistemi EMR basati su cloud.

Valutare tutto l'hardware coinvolto. I computer di livello medico sono dotati di funzioni come l'identificazione RFID per verificare l'identità dell'utente? Le cartelle cliniche dei pazienti nei sistemi EMR sono protette dalla legge. Quanto più solidi sono i protocolli di sicurezza, tanto più facile sarà mantenere la conformità.

L'IT sanitario del vostro gruppo e il team di implementazione dell'EMR possono garantire che l'infrastruttura sia pronta per il nuovo sistema.

6. Test e risoluzione dei problemi del sistema
L'infrastruttura del gruppo è pronta; è il momento di migrare o trasferire le informazioni dal precedente sistema di cartelle cliniche.

Preparate la strategia di migrazione. Cosa deve essere trasferito? Quali campi? Predisporre una strategia di backup in caso di problemi con il nuovo EMR.
Convertire i documenti cartacei in elettronici.
Pulire e verificare i dati.
Configurare il database dell'EMR.
Migrare i dati al nuovo sistema.
Testare e verificare che tutti i dati e le cartelle cliniche vecchie e nuove siano inserite correttamente.

7. Formare gli utenti
Prima di implementare un nuovo sistema EMR, è fondamentale assicurarsi che tutti gli utenti siano ben informati sulle sue caratteristiche e funzionalità. A tal fine, è consigliabile programmare programmi di formazione completi in tutta l'organizzazione. Queste sessioni di formazione garantiranno che tutti gli utenti abbiano le conoscenze e le competenze necessarie per utilizzare efficacemente il nuovo sistema EMR, massimizzandone i vantaggi per la cura dei pazienti e le attività amministrative.

La formazione può essere autogestita o in loco. La formazione autogestita prevede la lettura di guide per l'utente e la visione di video didattici sulle numerose funzioni dell'EMR.
La formazione in loco prevede la presenza di un istruttore, di solito fornito dal fornitore, che si reca sul posto di lavoro per insegnare agli utenti.

Dovrete stabilire quale metodo sia preferibile in base ai flussi di lavoro del vostro gruppo e alla disponibilità del personale.

8. Miglioramenti continui
L'implementazione dell'EMR è ancora in corso una volta che il sistema è operativo. In quest'ultima fase, voi e il vostro team di implementazione dovrete valutare il software per assicurarvi che soddisfi i vostri obiettivi. Considerate:

Valutare la redditività utilizzando i calcoli del ROI.
Garantire un inserimento dei dati rapido e completo valutando i tassi di errore dei dati.
Valutare l'impatto sulla qualità delle cure attraverso interviste ai pazienti.
Misurare la soddisfazione dei fornitori attraverso sondaggi.

Una volta ottenute le informazioni di cui sopra, cercate di ottimizzare queste aree.

L'implementazione dell'EMR diventa un gioco da ragazzi con i computer Cybernet
Le cartelle cliniche elettroniche sono essenziali per l'assistenza sanitaria moderna, in quanto semplificano il flusso di lavoro, come la riduzione degli errori e la compilazione delle prescrizioni.

L'implementazione dei sistemi software EMR è complessa a causa delle numerose funzioni coinvolte, che rendono il processo potenzialmente scoraggiante. Tuttavia, con una tabella di marcia ben definita, un team di implementazione competente e piani meticolosi passo dopo passo, i gruppi medici come il vostro possono implementare efficacemente i sistemi EMR con il minimo disturbo.

Contattate un professionista del team Cybernet se state cercando di implementare un software EMR dal vostro studio medico a un'organizzazione sanitaria. I nostri professionisti sanno come i nostri PC, tablet e box PC medicali si adattano alle implementazioni.

Costruiti da zero per funzionare negli ambienti sanitari più esigenti, sono pronti a ospitare il vostro software EMR con funzioni di sicurezza come Imprivata Single Sign-On e la compatibilità con i dispositivi e le apparecchiature mediche precedenti.