Vecchi e superati: Perché le macchine fax frenano l'assistenza sanitaria nel 2024

I fax sono stati un punto fermo del settore sanitario, ma i loro inconvenienti stanno diventando sempre più inaccettabili di fronte alla nuova tecnologia digitale.

Per oltre sessant'anni, i fax sono stati un punto fermo nel settore sanitario, in quanto metodo principale per condividere le cartelle cliniche dei pazienti tra diversi fornitori e ospedali.

Tuttavia, la trasformazione digitale dell'assistenza sanitaria e la continua avanzata della tecnologia hanno reso sempre più evidenti le debolezze dei fax. Oggi i fax vengono sempre più sostituiti da soluzioni digitali più affidabili, più sicure e, in definitiva, più convenienti.

Che cos'è un fax?

I fax sono dispositivi che inviano, ricevono e stampano documenti tramite segnali elettronici inviati su una linea telefonica. Le macchine fax sono state originariamente sviluppate per ruoli che richiedevano una documentazione fisica, ma la cui spedizione per posta era troppo lenta o poco pratica. Storicamente, i fax sono stati fondamentali per la sanità, le banche, le forze dell'ordine e molti altri ruoli.

Sebbene i fax si siano evoluti come qualsiasi altra tecnologia, i sistemi di base sono rimasti invariati per decenni e sono diventati sempre più obsoleti di fronte ai nuovi strumenti digitali supportati da computer di livello medico.

Punti deboli dei fax

Dopo oltre sessant'anni, la tecnologia dei fax ha sviluppato diversi punti deboli.

Elevati costi di manutenzione e mantenimento

Per stampare i documenti, i fax richiedono carta, inchiostro e toner, che sono diventati sempre più costosi. Inoltre, si basano su molte parti mobili che possono rompersi, rendendo necessaria una riparazione costosa e lunga che può bloccare le operazioni.

Scalabilità

I fax tradizionali non possono inviare documenti a più destinatari contemporaneamente, limitando notevolmente la condivisione delle informazioni nei gruppi e impedendo la collaborazione. Inoltre, non possono inviare e ricevere documenti simultaneamente, il che può rappresentare un grave collo di bottiglia per le operazioni di grandi dimensioni.

Mancanza di aggiornamenti in tempo reale

La limitazione alla carta rende particolarmente difficile l'aggiornamento dei documenti via fax, tanto più se si tratta di più sedi. Diverse entità sanitarie possono ritrovarsi con versioni diverse della stessa cartella clinica, poiché le modifiche non vengono registrate o vengono perse a causa di sviste burocratiche, con conseguenti maggiori possibilità di commettere errori medici. D'altra parte, un EMR interoperabile condiviso tra gruppi può essere aggiornato senza problemi con ogni trattamento o diagnosi, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.

Conservazione fisica

Dopo essere stati stampati, i messaggi fax devono essere conservati o distrutti. Questo è particolarmente impraticabile perché le cartelle cliniche dei pazienti possono essere lunghe da decine a centinaia di pagine, soprattutto per i pazienti anziani o malati cronici. Per fare un paragone con i supporti di archiviazione digitali, che possono contenere più libri di informazioni in un'unità che sta nel palmo di una mano, o con l'archiviazione off-site su cloud, che elimina completamente la necessità di spazio fisico.

Sicurezza

I dati inviati via fax sono dolorosamente vulnerabili alle intercettazioni, poiché non hanno protezioni crittografiche durante il transito. Ciò significa che chiunque intercetti una linea telefonica può accedere istantaneamente a tutti i dati inviati attraverso di essa.

Inoltre, i fax sono altamente vulnerabili agli attacchi di stack overflow, in cui i criminali informatici sovraccaricano i programmi software di un dispositivo, causandone l'arresto. I criminali possono quindi utilizzare il dispositivo in crash per accedere al sistema più ampio a cui è collegato e creare ancora più scompiglio. Poiché i fax vengono sempre inviati senza autenticazione, non c'è modo di prevenire questo tipo di attacco se non collocando le macchine fax su una rete separata dagli altri dispositivi.

Potenziali violazioni dell'HIPAA

Anche al di fuori dei rischi di cybersecurity, i fax sono spesso una violazione HIPAA in agguato. Digitazioni errate, invio di documenti alla destinazione sbagliata e persino il fatto di lasciare incustodito il vassoio di stampa possono portare alla condivisione di informazioni sanitarie personali con i gruppi sbagliati.

L'alternativa: EMR e strumenti per la salute digitale

Con tutti questi inconvenienti, non sorprende che la maggior parte dei gruppi sanitari stia passando dai fax e dalle cartelle cliniche cartacee alle cartelle e agli strumenti digitali. Le cartelle cliniche elettroniche (EMR) sono interamente digitali e possono quindi essere archiviate su server fisici o su servizi cloud fuori dall'ospedale. Inoltre, le EMR possono essere consultate su più dispositivi, tra cui computer e tablet medici, e aggiornate senza soluzione di continuità in modo che chiunque acceda alla cartella in futuro possa rivedere le modifiche apportate.

Riflessioni conclusive

I fax sono stati una parte fondamentale dell'assistenza sanitaria, ma i loro vari inconvenienti ne hanno reso sempre più impraticabile l'uso. È giunto il momento di passare alla moderna tecnologia di registrazione digitale.

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